Gestione dei singoli rapporti locativi

La sezione è destinata alla gestione dei singoli rapporti locativi, sia attivi che passivi, quindi riferibili ai clienti che prendono in locazione gli immobili o parti di esse e ai proprietari che li hanno “conferiti”.
Verranno quindi gestite tutte le informazioni sui contratti stipulati, con le relative date di stipula, di scadenza, gli importi e le scadenze pattuite, le condizioni contrattuali relative alla manutenzione, eccetera.

Principali Funzionalità

Anagrafica degli Immobili

Gestione delle Utenze

Gestione degli Arredi e delle Attrezzature

Gestione delle Manutenzioni

Scadenzario

Gestione dei movimenti economici e finanziari

Gestione degli utenti

Notifiche

Anagrafica degli Immobili

L’altro elemento principale di tutta la gestione è chiaramente rappresentato dagli immobili. Per essi si prevede quindi una specifica anagrafica che comprenda tutte le informazioni relative alla sua composizione, alla proprietà, alla localizzazioneParticolare cura sarà destinata alla gestione della composizione, quindi la suddivisione in locali, con l’inserimento di informazioni specifiche su ognuno di essi, quelli che saranno destinati a locazione esclusiva, quelli destinati ad utilizzo comune.

Sulla base della composizione saranno anche gestiti, in quest’ambito, i valori dei canoni di locazione, gli oneri aggiuntivi, le modalità di determinazione, ad esempio riferite alla partecipazione alle spese comuni o alle utenze.

Non di meno, per ogni immobile, ma anche per ogni singolo locale, sarà possibile caricare immagini o file relative a fotografie, planimetrie o similari.

Gestione delle Manutenzioni

E’ prevista la gestione di tutte le attività di manutenzione che, in linea generale, saranno di due tipologie principali: ripetitive o occasionali.

Quelle ripetitive saranno relative a quelle attività, come le pulizie, per le quali si prevede uno specifico ciclo di effettuazione, quindi con la possibilità di gestire date o orari di effettuazione.

Quello occasionali riguarderanno invece interventi non previsti, o comunque non programmati, riferibili ad attività di manutenzione, ordinaria o straordinaria.

Per ogni intervento saranno gestite le informazioni relative alla loro tipologia, all’immobile di riferimento, all’operatore, dipendente o esterno, che l’ha effettuato, o che comunque dovrà effettuarlo, nonché i costi sostenuti che, in base alle informazioni contenute nella “sezione rapporti” saranno automaticamente ripartiti ed imputati agli affittuari.

Gestione degli Arredi e delle Attrezzature

E’ prevista una gestione specifica relativa agli arredi e attrezzature presenti negli appartamenti, che compongono quindi il “contenuto” degli stessi.

La gestione prevede innanzitutto di attribuire ad ogni bene un proprio codice ID nonché la possibilità di stampare un QRCode da applicare sugli stessi per l’identificazione.

Ogni bene quindi sarà censito e localizzato offrendo la possibilità di conoscere in qualsiasi momento il contenuto degli appartamenti.

Questa gestione consente anche di poter avere immediatamente disponibile il report degli arredi da allegare al contratto di locazione da stipulare con il cliente.

Nel caso in cui singoli arredi dovessero essere eliminati o “spostati” da un appartamento all’altro sarà sufficiente modificarne la localizzazione; in questo caso verrà comunque registrato lo “storico” delle localizzazioni al fine di poter conoscere l’eventuale “tragitto” che un singolo bene ha fatto.

Gestione delle Utenze

Per ogni appartamento verranno gestite le relative utenze con le informazioni specifiche sulla loro tipologia e le modalità di ripartizione e/o imputazione agli altri soggetti, quali affittuari o proprietari.

Scadenzario

Sulla base di tutte le informazioni contenute nelle varie gestione, sopra descritte, sarà automaticamente generato uno scadenzario che conterrà tutte le scadenze consultabili e filtrabili per tipologia, per data, per appartamento, per soggetto eccetera.

Sarà inoltre possibile registrare o comunque visualizzare l’esito di ogni scadenza. Quindi una scadenza relativa al pagamento di un canone di affitto conterrà anche l’importo e la data di pagamento effettivo. Questo nell’ottica di fornire all’utente la possibilità di avere immediata e diretta cognizione degli esiti di ogni attività rispetto alle proprie scadenze.

Gestione dei movimenti economici e finanziari

Tutte le movimentazioni economiche e finanziarie saranno registrate nell’ambito di una procedura di gestione di prima nota che conterrà per ogni movimento tutte le informazioni relative a data, importo, soggetto, immobile, causale, scadenza eccetera.

Le movimentazioni saranno generate automaticamente in tutti i casi ove ciò sia possibile, oppure inseribili direttamente dall’utente.

Una procedura molto flessibile ma anche particolarmente idonea ad una gestione ottimale di tutte le movimentazioni economiche e finanziarie con una struttura progettuale mutuata direttamente dai sistemi gestionali tradizionali.

Dai movimenti si potranno quindi ottenere tutti i report, analitici o aggregati, che possono occorrere con possibilità di interrogazioni per singolo immobile, per affittuario, per causale, per periodo, eccetera.

Gestione degli Utenti

La gestione degli utenti sarà completamente personalizzabile e conseguentemente le autorizzazioni agli stessi per accedere o meno alle varie funzionalità della procedura.

Sarà quindi possibile consentire a determinate classi di utenti di poter visualizzare determinate informazioni ma non poterle inserire o modificare.

Vi saranno, come ovvio, utenti di tipo “admin” che avranno accesso a tutte le funzionalità della procedura.

Notifiche

Per ogni “evento” registrato sulla procedura, di qualunque genere, sarà possibile prevedere (o meno) la notifica a determinate classi o tipologie di utenti.

Quindi ad esempio ove si verifichi un evento di manutenzione che preveda l’imputazione all’affittuario di una quota questa potrà essergli notificata per email con la specifica delle informazioni relative e l’eventuale termine per il pagamento.

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